პროდუქტის პრეზენტაციები ხშირად ეფუძნება კონტროლირებულ სტუმრის გამოცდილებას და არა საჯარო რეგისტრაციას ან ბილეთების გაყიდვას. ოპერაციული გამოწვევაა მოწვეული სტუმრების სიის, მოსაწვევის, RSVP პასუხის, QR Ticket-ისა და შესვლის პროცესის ერთმანეთთან დაკავშირება ისე, რომ ღონისძიების გუნდი ერთსა და იმავე Event მონაცემებზე მუშაობდეს. ამიტომ პროდუქტის პრეზენტაციის სტუმრების მართვის პროგრამამ მხოლოდ ელფოსტის გაგზავნა ან QR კოდების სკანირება კი არა, მოწვევით სტუმრობის სრული პროცესი უნდა უზრუნველყოს. QRGATE სწორედ ამ მოდელისთვისაა შექმნილი: ორგანიზატორი ქმნის ან იმპორტირებს სტუმრების სიას, აგზავნის პერსონალიზებულ მოსაწვევებს, საჭიროების შემთხვევაში რთავს RSVP-ს, გასცემს უნიკალურ QR Ticket-ებს და ავტორიზებული Entry Staff-ის ან Self Check-in-ის მეშვეობით აფიქსირებს Check-in-ს. აქ პროდუქტის პრეზენტაცია მხოლოდ ღონისძიების კონტექსტია და არა QRGATE-ის ცალკე პროდუქტის კატეგორია.
რას უნდა აკონტროლებდეს პროდუქტის პრეზენტაციის გუნდი
მხოლოდ მოწვევით პრეზენტაციაზე შეიძლება მოწვეული იყვნენ მედიის წარმომადგენლები, პარტნიორები, მომხმარებლები, თანამშრომლები, VIP სტუმრები ან სხვა ჯგუფები. მათ შეიძლება განსხვავებული ოპერაციული მომსახურება დასჭირდეთ, თუმცა ყველა მათგანი ერთ Event კონტექსტში უნდა იმართებოდეს. თუ სახელები ერთ ცხრილშია, შეტყობინებები სხვა ხელსაწყოში, ხოლო შესვლის შემოწმება ცალკე სისტემაში, რთულდება იმის დანახვა, ვინ იყო მოწვეული, მივიღეთ თუ არა RSVP პასუხი, ეკუთვნის თუ არა QR Ticket სწორ Event-ს და მოხდა თუ არა წარმატებული Check-in.
- წინასწარ განსაზღვრული, ორგანიზატორის მიერ მართვადი სტუმრების სია და არა ღია თვითრეგისტრაცია
- Event-სა და კონკრეტულ სტუმართან დაკავშირებული პერსონალიზებული მოსაწვევები
- სურვილისამებრ RSVP-ის აღრიცხვა, რომელიც ფაქტობრივი დასწრებისგან ცალკე რჩება
- შესაბამის Guest-სა და Event-თან დაკავშირებული უნიკალური QR Ticket-ები
- Staff-ის დახმარებით ან სტუმრის მიერ ინიცირებული Self Check-in პლატფორმის ბიზნეს-ვალიდაციით
- სტუმართან დაკავშირებული დამატებითი სერვისები, მაგალითად VIP წვდომა, კვება, პარკინგი ან საჩუქრები
- ოპერაციული შემდგომი მუშაობისა და ღონისძიების შემდგომი მიმოხილვისთვის განკუთვნილი ანგარიშები და ექსპორტები
პროდუქტის პრეზენტაციის სტუმრების მართვის პრაქტიკული პროცესი
პროდუქტის მარკეტინგის გუნდს ან ღონისძიებების სააგენტოს შეუძლია შემდეგი პროცესი გამოიყენოს ჰიპოთეტური, მხოლოდ მოწვევით გამართული პრეზენტაციისთვის. ორგანიზატორი მთელი პროცესის განმავლობაში აკონტროლებს Guest ჩანაწერებს; სტუმარი საჯარო რეგისტრაციის ფორმით საკუთარ თავს Event-ში არ ამატებს.
- შექმენით Event და განსაზღვრეთ შესაბამისი პარამეტრები, მათ შორის, ჩაირთვება თუ არა RSVP.
- შექმენით პროდუქტის პრეზენტაციის სტუმრების სია QRGATE-ში ან შემოიტანეთ მხარდაჭერილი Excel ფორმატიდან.
- გაგზავნეთ პერსონალიზებული მოსაწვევები ელფოსტით. თითოეული მოსაწვევი დაკავშირებულია Event-სა და Guest-თან და შეუძლია QR Ticket-ის მიწოდება.
- თუ RSVP ჩართულია, სტუმარს შეუძლია საკუთარ QR Ticket გვერდზე აირჩიოს Pending, Attending ან Not attending.
- შექმენით და მიაწოდეთ უნიკალური QR Ticket-ები. QR Ticket განსაზღვრავს Guest-სა და Event-ს შორის კავშირს, თუმცა თავისთავად არ წარმოადგენს შესვლის დამოუკიდებელ უფლებას.
- ადგილზე გამოიყენეთ ავტორიზებული Entry Staff ან ჩართეთ Self Check-in. QRGATE შეასრულებს ბიზნეს-ვალიდაციას და დააფიქსირებს Check-in მოვლენას.
- პრეზენტაციის შემდეგ გადახედეთ Guest, RSVP, Check-in, Extra Items და სხვა ხელმისაწვდომ Event ანგარიშებსა და ექსპორტებს.
როგორ მუშაობს QRGATE-ის მოდულები ერთად
QRGATE Event-ს პრეზენტაციის სამუშაო პროცესის საერთო კონტექსტად იყენებს. მოდულები ერთი პლატფორმის ნაწილებია და არა ერთმანეთთან დაუკავშირებელი ცალკე პროდუქტები. ამიტომ ორგანიზატორის მიერ მართვადი Guest ჩანაწერი მოსაწვევისა და შესვლის პროცესის ყველა ეტაპზე მთავარ საცნობარო მონაცემად რჩება.
- Event: უზრუნველყოფს პრეზენტაციის კონტექსტს და Event-ის პარამეტრებს, მათ შორის RSVP-ის ჩართვასა და Guest-ისთვის განკუთვნილ მოსაწვევის ენას.
- Guest: ინახავს მოწვეული პირის Event-სპეციფიკურ ჩანაწერს. Guest-ებს ქმნის, იმპორტირებს და მართავს ორგანიზატორი.
- Invitation: Event-ისა და Guest-ის მონაცემებზე დაყრდნობით ქმნის და აგზავნის პერსონალიზებულ მოსაწვევებს დოკუმენტირებული ელფოსტის არხით.
- RSVP: ჩართული Event-ის შემთხვევაში აფიქსირებს მოწვეული Guest-ის მიმდინარე პასუხს. სტუმარს მხარდაჭერილი Event-ის ციკლის განმავლობაში შეუძლია პასუხის შეცვლა.
- QR Ticket: უზრუნველყოფს ერთ Guest-სა და ერთ Event-თან დაკავშირებულ უნიკალურ ციფრულ იდენტიფიკატორს. Check-in-ის ვალიდურობას პლატფორმის ბიზნეს-წესები განსაზღვრავს.
- Check-in: აფიქსირებს ფაქტობრივ შესვლას მას შემდეგ, რაც პლატფორმა ამოწმებს Guest-ს, Event-სა და შესაბამის წესებს.
- Entry Staff და Self Check-in: შესვლის ინიცირების ორი ოპერაციული გზაა. Self Check-in იყენებს იმავე ბიზნეს-წესებს, რასაც Staff-ის დახმარებით Check-in.
- Extra Items და Reports: აკავშირებს სტუმართან დაკავშირებულ სერვისებსა და ნივთებს Event-თან და უზრუნველყოფს მხარდაჭერილ ოპერაციულ ხედვებსა და ექსპორტებს.
RSVP გამოყავით პროდუქტის პრეზენტაციაზე ფაქტობრივი დასწრებისგან
RSVP სასარგებლოა, როცა გუნდს ღონისძიებამდე სურს სტუმრების მონაწილეობის განზრახვის ცოდნა. ის არ უნდა ჩაითვალოს სტუმრის მოსვლის მტკიცებულებად. ჩართულ RSVP-ზე Guest საკუთარ QR Ticket გვერდზე ირჩევს Attending-ს ან Not attending-ს, ან რჩება Pending / No response yet მდგომარეობაში. Guest List აჩვენებს მიმდინარე სტატუსს, RSVP სვეტს და ამ მდგომარეობების შეჯამებას. წარმატებული Check-in ცალკე ჩაწერილი Event აქტივობაა, რომელიც ფაქტობრივ შესვლას აფიქსირებს.
- გამოიყენეთ RSVP მოწვეული სტუმრების უახლესი პასუხების გასაგებად.
- გამოიყენეთ Check-in პროდუქტის პრეზენტაციის შესასვლელთან რეალურად მომხდარი მოქმედების დასაფიქსირებლად.
- RSVP-ის რაოდენობები არ გამოიყენოთ დასწრების სტატისტიკად.
- თუ Guest პასუხს შეცვლის, მიმდინარე გახდება ბოლო წარმატებით შენახული პასუხი.
აირჩიეთ Staff-ის დახმარებით Check-in ან Self Check-in
შესვლის პროცესი დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ სურს გუნდს სტუმრების მიღება. Staff-ის დახმარებით Check-in-ისას ავტორიზებული Entry Staff ამოიცნობს სტუმარს, გამოიყენებს Event-ის ვალიდაციის წესებს და დააფიქსირებს შესვლას. Self Check-in-ისას პროცესს თავად მოწვეული Guest იწყებს საკუთარი QR Ticket-ით ან მხარდაჭერილი იდენტიფიკატორით, ხოლო პლატფორმა კვლავ იმავე ცენტრალურ ბიზნეს-წესებს იყენებს.
- გამოიყენეთ Entry Staff, როცა შესასვლელ გუნდს სტუმრების ადგილზე დახმარება ან გამონაკლისების დამუშავება სჭირდება.
- გამოიყენეთ Self Check-in, როცა პრეზენტაციის ფორმატი სტუმრის მიერ ინიცირებულ შესვლას შეესაბამება.
- გამოიყენეთ ერთი Event-ის მონაცემები და ვალიდაციის ლოგიკა და არა ცალკე კარის სია.
- გამოიყენეთ როლებზე დაფუძნებული წვდომა, რათა Entry Staff-მა შეასრულოს თავისი Event ოპერაციები Guest-ის ან სრული ადმინისტრატორის სტატუსის გარეშე.
VIP წვდომა, კვება, პარკინგი და საჩუქრები Guest Extra-ებად მართეთ
პროდუქტის პრეზენტაციებზე შეიძლება სტუმრებისთვის განკუთვნილი დამატებითი სერვისები ან ნივთები არსებობდეს. მაგალითად, ორგანიზატორმა ერთ Guest-ს პარკინგის უფლება, ჯგუფს კვება ან შერჩეულ მოწვეულებს საჩუქარი შეიძლება დაუნიშნოს. QRGATE-ის Extra Items მოდელი ამ სერვისებსა და ნივთებს შესაბამის Event-სა და Guest-ს უკავშირებს. კონფიგურირებული პროცესის მიხედვით შესაძლებელია მინიჭების, ხელმისაწვდომობისა და გადაცემის ან გამოყენების სტატუსის აღრიცხვა.
- შექმენით Event-სპეციფიკური Extra Item ტიპები და არ დაეყრდნოთ წინასწარ განსაზღვრულ პროდუქტის პრეზენტაციის პაკეტს.
- მიანიჭეთ ერთი ან რამდენიმე Extra Item შესაბამის Guest-ს.
- ავტორიზებულ თანამშრომლებს მიეცით შესაბამისი გადაცემის ან გამოყენების სტატუსის დაფიქსირების შესაძლებლობა.
- ოპერაციული მიმოხილვისთვის გამოიყენეთ Extra Items-ის ანგარიშები Guest და Check-in ინფორმაციასთან ერთად.
საერთაშორისო აუდიტორიისთვის გამოიყენეთ Event-ის ენის პარამეტრები
თუ საერთაშორისო პროდუქტის პრეზენტაციაზე მოწვეულ სტუმრებს ადმინისტრატორის ინტერფეისისგან განსხვავებული ენა ურჩევნიათ, ორგანიზატორს შეუძლია Event-ის დონეზე აირჩიოს Guest-facing მოსაწვევის ენა. ეს პარამეტრი დამოუკიდებელია ადმინისტრატორის ენისგან და არაინგლისურ tenant-შიც შესაძლებელია ინგლისურის არჩევა. QRGATE-ის მიერ გენერირებული სისტემური ტექსტი Invitation-ში, Guest QR Ticket გვერდზე და Calendar გვერდზე მიჰყვება Event-ის Guest-facing ენას. ორგანიზატორის მიერ შეყვანილი ტექსტი ავტომატურად არ ითარგმნება.
- დააყენეთ Guest-facing ენა Event-ის დონეზე.
- ადმინისტრატორის ინტერფეისის ენა Guest-ის გამოცდილებისგან ცალკე მართეთ.
- Invitation-ის, Ticket-ისა და Calendar-ის QRGATE სისტემური ტექსტისთვის გამოიყენეთ ერთი Event ენა.
- ორგანიზატორის მიერ შეყვანილი პროდუქტის პრეზენტაციის ტექსტი ცალკე გადაამოწმეთ, რადგან ის უცვლელი რჩება.
სად ჯდება QRGATE და რას არ წარმოადგენს
QRGATE არის მოწვევაზე დაფუძნებული ღონისძიებების ოპერაციების პლატფორმა, რომელიც ორგანიზატორის მიერ მართვად Guest სიაზე მუშაობს. ის არ არის CRM, საჯარო ბილეთების ბაზარი, გადახდის პროცესორი ან ზოგადი მარკეტინგის ავტომატიზაციის პლატფორმა. QRGATE არ უზრუნველყოფს ღია მონაწილეთა რეგისტრაციის ფორმას და პროცესს, სადაც სტუმარი საკუთარ თავს პროდუქტის პრეზენტაციის სიაში ამატებს.
- აირჩიეთ QRGATE, თუ გჭირდებათ კონტროლირებული, მხოლოდ მოწვევით სტუმრების მართვა სიიდან Check-in-სა და ანგარიშგებამდე.
- Guest სიაში ვის დამატებას განსაზღვრავს ორგანიზატორის არსებული დაგეგმვის პროცესი.
- არ ელოდოთ საჯარო ბილეთების გაყიდვას, გადახდების დამუშავებას ან ღია თვითრეგისტრაციას.
- თუ შესაძლებლობა ამ გვერდზე დოკუმენტირებული არ არის, ვარაუდის ნაცვლად მიმართეთ support@qrgate.org-ს.
შემდეგი პროდუქტის პრეზენტაციის გადაწყვეტილების სია
პროდუქტის პრეზენტაციის სტუმრების მართვის პროგრამის არჩევისას შეაფასეთ მთელი ოპერაციული გზა და არა მხოლოდ QR სკანირება.
- შექმნის ან შემოიტანს თუ არა ორგანიზატორი Guest სიას მოსაწვევების გაგზავნამდე?
- სჭირდება თუ არა გუნდს სურვილისამებრ RSVP ისე, რომ ის დასწრებაში არ აერიოთ?
- უნდა მიიღოს თუ არა თითოეულ მოწვეულ Guest-მა Event-თან დაკავშირებული უნიკალური QR Ticket?
- გამოიყენებს თუ არა შესასვლელი Entry Staff-ს, Self Check-in-ს ან ორივეს კომბინაციას?
- სჭირდება თუ არა VIP წვდომას, კვებას, პარკინგს, საჩუქრებს ან სხვა Extra Items-ს Event-თან დაკავშირებული სტატუსების მართვა?
- სჭირდება თუ არა გუნდს Guest List-ის ხილვადობა, Check-in ანგარიშები, Extra Items-ის ანგარიშები ან ექსპორტები?
- სჭირდებათ თუ არა საერთაშორისო სტუმრებს Event-სპეციფიკური Guest-facing ენა?
- მოთხოვნა მხოლოდ მოწვევით სტუმრების მართვაა და არა საჯარო რეგისტრაცია ან ბილეთების გაყიდვა?
ხშირად დასმული კითხვები
შემიძლია თუ არა პროდუქტის პრეზენტაციის Guest სიის Excel-იდან იმპორტი?
დიახ. ორგანიზატორს შეუძლია QRGATE-ში Guest ჩანაწერების შექმნა ან მხარდაჭერილი Excel ფორმატიდან იმპორტი. ჩანაწერები კონკრეტულ Event-ს ეკუთვნის და შემდეგ გამოიყენება მოსაწვევებისთვის, QR Ticket-ებისთვის, Check-in-სა და ანგარიშგებისთვის.
შეუძლია თუ არა QRGATE-ს პროდუქტის პრეზენტაციის მართვა საჯარო მონაწილეთა რეგისტრაციის გარეშე?
დიახ. QRGATE შექმნილია წინასწარ განსაზღვრული, ორგანიზატორის მიერ მართვადი Guest სიით გამართული, მხოლოდ მოწვევით Events-ისთვის. სტუმრები საჯარო Event რეგისტრაციის ფორმით საკუთარ თავს სიაში არ ამატებენ.
შეუძლიათ თუ არა მოწვეულ სტუმრებს RSVP პასუხის გაცემა?
დიახ, თუ Event-ზე RSVP ჩართულია. თითოეულ Guest-ს საკუთარ QR Ticket გვერდზე შეუძლია აირჩიოს Attending ან Not attending, ან დარჩეს Pending / No response yet მდგომარეობაში. მხარდაჭერილი Event-ის ციკლის განმავლობაში შესაძლებელია პასუხის შეცვლაც.
ითვლება თუ არა RSVP პასუხი პროდუქტის პრეზენტაციის Check-in-ად?
არა. RSVP აფიქსირებს მონაწილეობის განზრახვას, ხოლო Check-in — ფაქტობრივ, ვალიდირებულ შესვლას. Attending პასუხი ავტომატურად არ ქმნის Check-in-ს, ხოლო Not attending პასუხი QR Ticket-ს ავტომატურად არ აუქმებს.
შეუძლიათ თუ არა სტუმრებს თვითონ გაიარონ Check-in, ან შეიძლება შესვლა Entry Staff-მა მართოს?
მხარდაჭერილია ორივე პროცესი. ავტორიზებულ Entry Staff-ს შეუძლია Staff-ის დახმარებით Check-in, ხოლო Self Check-in მოწვეულ Guest-ს საშუალებას აძლევს, საკუთარი QR Ticket-ით ან მხარდაჭერილი იდენტიფიკატორით თავად დაიწყოს შესვლა. ორივე პროცესი იყენებს Event-სპეციფიკურ ბიზნეს-ვალიდაციას.
შემიძლია თუ არა პროდუქტის პრეზენტაციის სტუმრის Extra Items-ის, მაგალითად VIP წვდომის, კვების ან საჩუქრების მართვა?
QRGATE-ის Extra Items-ს შეუძლია Event-სპეციფიკური სერვისების, უფლებებისა და ფიზიკური ნივთების Guest-თან დაკავშირება. კონფიგურირებული პროცესის მიხედვით შესაძლებელია მინიჭების, ხელმისაწვდომობისა და გადაცემის ან გამოყენების სტატუსის აღრიცხვა და დაკავშირებული ანგარიშების გამოყენება.
შეიძლება თუ არა პროდუქტის პრეზენტაციის Guest-facing მოსაწვევის ენა განსხვავდებოდეს ადმინისტრატორის ინტერფეისის ენისგან?
დიახ. ორგანიზატორს შეუძლია Event-ის დონეზე აირჩიოს Guest-facing მოსაწვევის ენა, რომელიც ადმინისტრატორის ინტერფეისის ენისგან დამოუკიდებელია. Invitation-ის, Guest QR Ticket გვერდისა და Calendar გვერდის QRGATE სისტემური ტექსტი ამ Event პარამეტრს მიჰყვება. ორგანიზატორის მიერ შეყვანილი Event კონტენტი ავტომატურად არ ითარგმნება.
უჭერს თუ არა QRGATE მხარს პროდუქტის პრეზენტაციის საჯარო ბილეთების გაყიდვას?
არა. QRGATE არ არის საჯარო ბილეთების ან გადახდების პლატფორმა. ის მხარს უჭერს მხოლოდ მოწვევაზე დაფუძნებულ ოპერაციებს, რომლებსაც ორგანიზატორის მიერ მართვადი Guest სია განსაზღვრავს. დამატებითი შესაძლებლობის დასაზუსტებლად მიმართეთ support@qrgate.org-ს.
შექმენით QRGATE ანგარიში და სცადეთ დემო
მოამზადეთ მხოლოდ მოწვევით გამართული Event-ის პროცესი თქვენი შემდეგი პროდუქტის პრეზენტაციისთვის — ორგანიზატორის მიერ მართვადი Guest სიიდან და მოსაწვევებიდან QR Ticket-ის ვალიდაციასა და Check-in-მდე.
შექმენით QRGATE ანგარიში და სცადეთ დემო